Datenschutzhinweise nach der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gegenüber
dem Betroffenen im Rahmen der Leistungen der Kanzlei H. Rodrigues
Datenschutzinformationen für Betroffene
Die Kanzlei H. Rodrigues, Hagener Str. 295, 44229 Dortmund setzt die Vorgaben der
Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und sonstige rechtliche
Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten um. Insbesondere sind technische
und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementiert, die den aktuellen
Sicherheitsstandards entsprechen.
Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung
personenbezogener Daten durch die Kanzlei H. Rodrigues im Rahmen unserer allgemeinen
Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung im Mandatsverhältnis sowie
über die Betroffenenrechte.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Herr Sebastian Trommer
Vorhäuser 1f
08412 Werdau
Deutschland
Tel.: 0231586926963
E-Mail: Datenschutz@kanzlei-rodrigues.com
2. Wie erreiche ich den Datenschutzbeauftragten?
Vertraulich zu Händen des Datenschutzbeauftragten
entweder unter der unter 1. genannten Post-Adresse
oder per E-Mail Datenschutz@kanzlei-rodrigues.com
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Unter dem Begriff „personenbezogene Daten“ in diesem Dokument sind
personenbezogene Daten im Sinne der Definition des Artikels 4 Nr. 1 DS-GVO zu
verstehen. Dies sind alle Informationen, die sich auf einen Menschen (eine natürliche
Person) beziehen und mit denen dieser Mensch direkt oder indirekt identifiziert
werden kann.
Im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der
Leistungserbringung für unsere Mandanten verarbeiten wir in der Regel neben
Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch
Informationen wie Bankdaten und Zahlungsdaten, außerdem ggf. weitere Angaben zu
persönlichen und beruflichen Verhältnissen, soweit diese für die Leistungserbringung
eine Rolle spielen.
Bei Abschluss und Durchführung eines Mandates können zusätzlich zu den
vorgenannten Daten weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und
gespeichert werden. Diese ergeben sich aus der jeweils beauftragten Dienstleistung
spezifiziert gemäß der Leistungsbeschreibung und umfassen – sofern beauftragt – im
Wesentlichen personenbezogene Daten aus:
· Finanzbuchhaltung
· Gehalts- und Lohnabrechnungen
· Jahresabschluss
· Steuererklärungen
· Betriebswirtschaftliche Beratung und Klärung steuerlicher Fragestellungen
Im Rahmen der Geschäftsanbahnungsphase und während der Ausführung des
Mandates, entstehen weitere personenbezogene Daten insbesondere durch
persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder von der Kanzlei
initiiert.
In vielen Fällen ist es im Rahmen unserer Tätigkeiten nicht möglich bzw.
unverhältnismäßig, mit anonymisierten oder pseudonymisierten Daten zu arbeiten.
Auch aufgrund gesetzlicher berufsrechtlicher Vorgaben sind wir verpflichtet,
bestimmte personenbezogene Daten einer Person, z.B. zur Umsetzung der
Verpflichtungen aus dem Geldwäschegesetz sowie berufsrechtlicher
Unabhängigkeitsanforderungen, zu verarbeiten.
4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir personenbezogene Daten und auf welcher
rechtlichen Grundlage?
Als Wirtschaftsprüfer und ihr steuerlicher Vertreter verarbeiten wir
personenbezogene Daten im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum
Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten in den Bereichen
Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Unternehmensberatung (§ 2 WPO) aufgrund
einer der nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen:
a) Erfüllung vertraglicher Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung eines
Vertrages bzw. bereits bei Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit einer
natürlichen Person. Umfang und Einzelheiten der Datenverarbeitung ergeben
sich aus dem jeweiligen Vertrag und gegebenenfalls den dazugehörigen
Auftragsbedingungen.
b) Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c DS-GVO)
Als Wirtschaftsprüfer unterliegt die Kanzlei H.Rodrigues gesetzlichen Vorgaben,
aus denen sich eine Verpflichtung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
ergeben kann (z.B. Wirtschaftsprüferordnung, Berufssatzung für
Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer, Geldwäschegesetz). Die Kanzlei H.
Rodrigues ist auf Basis dieser Vorgaben insbesondere zur ordnungsgemäßen
Aufbewahrung und Dokumentation aller Leistungen verpflichtet und archiviert
Unterlagen und Arbeitsergebnisse in entsprechenden IT-Systemen und, soweit
erforderlich, auch in Papierform. Um unsere berufsrechtlich gebotene
Unabhängigkeit zu gewährleisten, führen wir bei der Auftragsannahme
Konfliktprüfungen durch, bei denen ebenfalls personenbezogene Kontaktdaten
verarbeitet werden.
c) Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DS-GVO)
Die Kanzlei H. Rodrigues verarbeitet im Rahmen des allgemeinen
Geschäftsbetriebs und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere
Mandanten personenbezogene Daten auf Basis einer Interessensabwägung,
sofern die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen nicht
überwiegen. Ein konkretes Interesse der Kanzlei H. Rodrigues liegt hier
maßgeblich in der Erbringung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den
Mandanten. Die Kanzlei H. Rodrigues verarbeitet personenbezogene Daten, die
von Mandanten zur Verfügung gestellt werden, grundsätzlich nur insoweit, wie
dies für die Leistungserbringung auch tatsächlich erforderlich ist.
Zur Wahrung der schutzwürdigen Interessen der von der Datenverarbeitung
durch die Kanzlei H. Rodrigues betroffenen Personen trägt maßgeblich bei, dass
die Kanzlei H. Rodrigues als Wirtschaftsprüfer und Berufsgeheimnisträger
zwingenden gesetzlichen Bestimmungen des Berufsrechts sowie einer
Berufsaufsicht unterliegt und gehalten ist, alle Leistungen, einschließlich der
damit zusammenhängenden Verarbeitung personenbezogener Daten,
unabhängig, gewissenhaft und verschwiegen zu erbringen. Alle Mitarbeiter der
Kanzlei H. Rodrigues sind auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen
Vorgaben geschult und zur gebotenen Vertraulichkeit verpflichtet.
d) Einwilligung des Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a), Art. 7 EU DS-GVO)
Sofern keine der o.g. Rechtsgrundlagen nach a) bis c) vorliegt, stütz die Kanzlei
H. Rodrigues die Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine informierte
Einwilligung des Betroffenen, die ausdrücklich von diesem eingeholt wird.
5. Wem werden personenbezogene Daten offengelegt?
Unter Wahrung der gesetzlichen und berufsrechtlichen
Verschwiegenheitsverpflichtungen können folgenden Empfängern personenbezogene
Daten offengelegt werden:
· Soweit erforderlich, Behörden, Gerichten oder anderen öffentlichen Stellen im
In- und Ausland.
· Weiteren IT-Dienstleistern und anderen Auftragsverarbeitern streng
zweckbezogen, wie z.B. Hosting, Cloud-Services, Aktenvernichtung,
Archivierung, fachbezogene Dienstleister (z.B. im Rahmen von
Steuerberatungsmandaten), Public Relations (z.B. Versand von Newslettern,
Mandanteninformationen, Studien).
Bei der Einbindung von Dienstleistern in Datenverarbeitungsprozesse der Kanzlei H.
Rodrigues werden die hohen Datenschutzstandards der Kanzlei H. Rodrigues
vertraglich auf die Dienstleister übertragen. Bei
Auftragsdatenverarbeitungsverhältnissen gemäß Art. 28 EU DS-GVO werden
gesetzlich normierte Datenschutzverträge vereinbart.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen
Wirtschaftsraums (EWR) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der
Mandatsbetreuung notwendig ist, auf Basis einer Einwilligung, zur Erfüllung
rechtlicher Anforderungen (z.B. berufsrechtliche Interessenskollisionsprüfungen)
oder durch Einschaltung von Auftragsverarbeitern.
Bei Dienstleistern (einschließlich des Einsatzes von Cloud-Diensten) außerhalb des
EWR wird das nach dem EU-Datenschutzrecht erforderliche angemessene
Datenschutzniveau durch Einhaltung der Vorgaben der Art. 45 ff. EU DS-GVO
gewährleistet.
7. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Die Kanzlei H. Rodrigues speichert personenbezogene Daten, solange diese für die
Durchführung des jeweiligen Leistungsverhältnisses benötigt werden oder – soweit
Ihre personenbezogenen Daten Gegenstand von gesetzlichen
5Aufbewahrungspflichten oder Bestandteil von Unterlagen sind, die gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten unterliegen – für die Dauer der gesetzlich festgelegten
Aufbewahrungsfrist (z.B. in WPO, HGB, AO, GwG, KWG, WpHG).
Die Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich lang und betreffen meist einen
Zeitraum von 6 bis 10 Jahren; in begründeten Einzelfällen (z.B. Erhaltung von
Beweismitteln) kann der Aufbewahrungszeitraum auch länger sein.
Soweit die betroffenen Daten verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen, ist
maßgeblich jeweils die längste Aufbewahrungsfrist.
8. Welche Datenschutzrechte haben Betroffene?
Betroffenen stehen Auskunftsrechte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen
Daten durch die Kanzlei H. Rodrigues (u.a. auch über den Zweck der Verarbeitung,
etwaige Empfänger und die voraussichtliche Dauer der Speicherung), Rechte auf
Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und
Datenübertragbarkeit der eingebrachten Daten sowie das Recht auf Widerspruch
gegen eine Verwendung für Marketingzwecke und aufgrund einer Verarbeitung
berechtigten Interesses zu. Einmal erteilte Einwilligungen können gegenüber der
Kanzlei H. Rodrigues jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur
Wahrung dieser Rechte kann sich jeder Betroffene an den Datenschutzbeauftragten
der Kanzlei H. Rodrigues wenden (siehe Ziff. 2). Daneben besteht auch ein
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Alternativ können Sie sich die Datenschutzhinweise herunterladen.